I. Thông tin chung
- Chức danh: Nhân viên Hành chánh Nhân sự (HR–GA)
- Bộ phận: Hành chánh – Nhân sự
- Cấp bậc: Nhân viên / Chuyên viên (tùy năng lực)
- Địa điểm làm việc: Văn phòng Công ty
- Thời gian làm việc: Giờ hành chính
- Báo cáo cho: Trưởng phòng HR / BGĐ (theo phân quyền)
II. Mục tiêu vị trí
Đảm bảo toàn bộ công tác Hành chánh – Nhân sự được vận hành đúng luật – đúng quy trình – đúng thời hạn, góp phần xây dựng môi trường làm việc kỷ luật – minh bạch – ổn định, hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty.
III. Phân vai rõ ràng
- HR–GA: Thực thi nghiệp vụ, quản lý hồ sơ, vận hành HR–GA hằng ngày, báo cáo theo KPI.
- Trưởng phòng HR: Kiểm soát chất lượng, phê duyệt, hướng dẫn chuẩn hóa quy trình.
- BGĐ: Quyết định chính sách, định hướng, phê duyệt những vấn đề chiến lược.
Nguyên tắc vận hành: Mỗi việc – một người chịu trách nhiệm chính. Không chồng chéo, không đùn đẩy, không “làm theo cảm tính”.
IV. Nhiệm vụ & trách nhiệm chính
1) Công tác Nhân sự (HR)
- Thực hiện các thủ tục: tuyển dụng – tiếp nhận – thử việc – ký HĐLĐ – tái ký – chấm dứt HĐLĐ theo đúng quy định.
- Quản lý hồ sơ nhân sự: hợp đồng, quyết định, lý lịch, hồ sơ pháp lý (đầy đủ – bảo mật – lưu trữ khoa học).
- Theo dõi chấm công, phép năm, nghỉ việc riêng, nghỉ ốm và đối soát dữ liệu định kỳ.
- Phối hợp kế toán trong tính lương, thưởng, phụ cấp (đúng dữ liệu – đúng hạn – đúng chính sách).
- Thực hiện nghiệp vụ BHXH – BHYT – BHTN: báo tăng/giảm, hồ sơ chế độ theo quy định.
- Phối hợp thực hiện thuế TNCN: đăng ký MST, giảm trừ, tổng hợp hồ sơ quyết toán theo phân công.
- Hỗ trợ soạn thảo/cập nhật: nội quy – quy chế – quy trình – biểu mẫu nhân sự.
2) Công tác Hành chánh (GA)
- Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ (cấp phát – theo dõi – kiểm kê).
- Thực hiện công tác công văn đi – đến, lưu trữ hồ sơ (đúng chuẩn, dễ truy xuất).
- Phối hợp tổ chức: họp, đào tạo, sự kiện nội bộ, tiếp khách theo kế hoạch.
- Quản lý dịch vụ hành chánh: điện – nước – internet – vệ sinh – bảo vệ (đảm bảo vận hành liên tục).
- Giữ môi trường làm việc ngăn nắp – trật tự – đúng quy định.
3) Tuân thủ & kỷ luật
- Tuân thủ Luật Lao động, Luật BHXH và quy định pháp luật liên quan.
- Thực hiện công việc theo quy trình – KPI – thời hạn; chủ động nhắc deadline và cảnh báo rủi ro.
- Báo cáo định kỳ/đột xuất theo yêu cầu; đảm bảo bảo mật thông tin nhân sự và dữ liệu nội bộ.
V. KPI đánh giá hiệu quả
A) KPI công tác nhân sự (60%)
| KPI | Tiêu chí đo lường | Mức đạt |
|---|---|---|
| Hồ sơ nhân sự | Đầy đủ, đúng biểu mẫu, lưu trữ khoa học, truy xuất nhanh; không sai sót | ≥ 98% |
| HĐLĐ & quyết định | Soạn đúng mẫu, ký đúng hạn, đúng quy trình phê duyệt | 100% |
| BHXH/BHYT/BHTN | Báo tăng/giảm đúng hạn; hồ sơ chế độ đầy đủ; không bị truy thu/phạt do lỗi nghiệp vụ | 100% |
| Chấm công – phép | Dữ liệu chính xác, đối soát kịp thời; hạn chế phát sinh khiếu nại | ≥ 99% |
| Thuế TNCN | Hồ sơ đúng; phối hợp đúng hạn; không phát sinh phạt do lỗi tổng hợp | 100% |
B) KPI công tác hành chánh (30%)
| KPI | Tiêu chí đo lường | Mức đạt |
|---|---|---|
| Quản lý tài sản | Không thất thoát; có sổ theo dõi/cấp phát/kiểm kê định kỳ | 100% |
| Vận hành văn phòng | Điện/nước/internet/dịch vụ vận hành ổn định; xử lý sự cố đúng SLA nội bộ | ≥ 95% |
| Hồ sơ hành chánh | Lưu trữ đúng cấu trúc, dễ tìm, đúng hạn | Đạt |
| Hỗ trợ nội bộ | Phản hồi nhanh, thái độ chuyên nghiệp, đúng vai | ≥ 95% |
C) KPI kỷ luật & thái độ (10%)
| KPI | Tiêu chí | Mức đạt |
|---|---|---|
| Tuân thủ quy trình | Không vi phạm; báo cáo đúng nhịp | 100% |
| Trách nhiệm | Chủ động – đúng hạn – làm đến nơi đến chốn | Đạt |
| Phối hợp nội bộ | Giao tiếp rõ ràng; giải quyết vấn đề theo dữ liệu & quy trình | Đạt |
INDUSVINA ưu tiên người làm được 3 chữ: ĐÚNG – ĐỦ – ĐÚNG HẠN. KPI là thước đo, không tranh luận bằng cảm xúc.
VI. Yêu cầu năng lực
1) Trình độ & kinh nghiệm
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Nhân sự, Luật, Hành chính, Kinh tế hoặc liên quan.
- Kinh nghiệm: 0.5–2 năm HR–GA (chấp nhận fresher có nền tảng và thái độ kỷ luật).
- Nắm cơ bản: Luật Lao động – BHXH – Thuế TNCN (tối thiểu hiểu quy trình & hồ sơ).
2) Kỹ năng
- Tổ chức – sắp xếp công việc – quản lý deadline tốt.
- Giao tiếp rõ ràng; phối hợp nội bộ đúng vai.
- Thành thạo Word/Excel/Email; ưu tiên biết làm form, checklist, bảng theo dõi.
3) Phẩm chất
- Kỷ luật – trách nhiệm – trung thực – bảo mật.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, làm việc có hệ thống.
- Chịu áp lực; không “than bận”, tập trung giải pháp.
VII. Lộ trình phát triển nghề nghiệp
INDUSVINA khuyến khích ứng viên lường sức mình để ứng tuyển đúng bậc. Thăng tiến dựa trên năng lực – KPI – kỷ luật (không dựa vào cảm tính).
| Bậc | Chức danh | Kinh nghiệm | Trọng tâm năng lực |
|---|---|---|---|
| 1 | Thực tập sinh Nhân sự (HR Intern/Trainee) | 0 | Học việc, hỗ trợ hồ sơ – sự kiện – nhập liệu; hiểu quy trình cơ bản |
| 2 | Nhân viên Hành chánh Nhân sự (HR Staff/Admin) | 0.5–2 năm | Vận hành HR–GA: chấm công, BHXH, TNCN, hành chính; làm đúng – đủ – đúng hạn |
| 3 | Chuyên viên (HR Specialist/Executive) | ≥ 2 năm | Chuyên sâu 1 mảng: Tuyển dụng / Đào tạo / C&B / Quan hệ lao động |
| 4 | Trưởng nhóm/Giám sát (Supervisor/Team Leader) | ≥ 3 năm | Quản lý nhóm, kiểm soát KPI, chuẩn hóa quy trình một mảng HR |
| 5 | Trưởng phòng HR–GA (HR Manager) | 3–5+ năm | Quản trị phòng ban, ngân sách, chiến lược nhân sự, quản trị rủi ro |
| 6 | Giám đốc Nhân sự (HR Director/CHRO) | 8–10+ năm | Định hướng chiến lược nhân sự toàn công ty; lãnh đạo cấp cao |
Yếu tố quan trọng để thăng tiến
- Kỹ năng chuyên môn: Tuyển dụng, đào tạo, C&B, quan hệ lao động.
- Kỹ năng mềm: giao tiếp, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm, tư duy chiến lược.
- Kinh nghiệm: tích lũy thực tế; đặc biệt là kinh nghiệm quản lý ở cấp nhóm/phòng.
- Pháp luật: hiểu sâu luật lao động, BHXH, thuế.
- Phát triển bản thân: tự học – đào tạo – cập nhật xu hướng; phát triển theo chiều dọc/chiều ngang.
VIII. Quyền lợi
- Thu nhập theo năng lực & KPI; xét tăng theo hiệu quả công việc.
- Tham gia đầy đủ BHXH – BHYT – BHTN theo quy định.
- Môi trường làm việc kỷ luật – minh bạch – rõ vai.
- Được trang bị công cụ làm việc theo chính sách Công ty; được đào tạo nâng cấp năng lực theo lộ trình.
