Mô hình 3-3-3 Quản trị Hồ sơ Nhân sự
Một mô hình quản trị dữ liệu nhân sự nhằm chuẩn hóa tài liệu, bảo mật thông tin và tối ưu trách nhiệm trong doanh nghiệp.
Mô hình 3-3-3 dựa trên 3 nguyên tắc tổ chức dữ liệu nhân sự:
3 Nhóm hồ sơ – 3 Lớp lưu trữ – 3 Cấp độ truy cập, bảo đảm minh bạch, tuân thủ pháp luật và dễ dàng vận hành.
1. Ba nhóm hồ sơ bắt buộc
Hồ sơ Tuyển dụng
CV, đơn ứng tuyển, phiếu phỏng vấn, kết quả đánh giá và quyết định tuyển dụng.
Hồ sơ Lao động
Hợp đồng, phụ lục, lương – phụ cấp, BHXH, quyết định, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ phép.
Hồ sơ Phát triển
KPI, đánh giá định kỳ, đào tạo, lộ trình nghề nghiệp, bổ nhiệm, ghi nhận thành tích.
2. Ba lớp lưu trữ hồ sơ
Bản cứng
Tài liệu giấy có chữ ký và đóng dấu, lưu tại tủ hồ sơ bảo mật.
Bản mềm
File PDF, Excel hoặc scan lưu trên hệ thống Drive/Server có phân quyền truy cập.
Sao lưu
Bản dự phòng lưu ngoài hệ thống chính. Không có sao lưu = không có hồ sơ.
3. Ba cấp độ quyền truy cập
Cấp 3 – Ban điều hành / Kiểm toán
Truy cập theo mục đích kiểm tra, có ghi nhận.
Truy cập theo mục đích kiểm tra, có ghi nhận.
Cấp 2 – Quản lý trực tiếp
Truy cập dữ liệu hiệu suất, đào tạo, KPI.
Truy cập dữ liệu hiệu suất, đào tạo, KPI.
Cấp 1 – Phòng Nhân sự (TC–HC)
Truy cập đầy đủ để lập – quản trị – lưu trữ hồ sơ.
Truy cập đầy đủ để lập – quản trị – lưu trữ hồ sơ.
Khẩu quyết vận hành
Hồ sơ chuẩn → Nhân sự chuẩn → Tổ chức chuẩn.
Quản trị doanh nghiệp bắt đầu từ quản trị hồ sơ.
Quản trị doanh nghiệp bắt đầu từ quản trị hồ sơ.
