1. Vai trò cốt lõi của Giám sát & Kiểm soát

Ở giai đoạn này, người quản lý dự án liên tục so sánh kế hoạch đã lập (baseline) với thực tế đang diễn ra để phát hiện sớm các sai lệch và điều chỉnh kịp thời. Nếu không có giám sát & kiểm soát, dự án rất dễ rơi vào tình trạng: làm nhiều nhưng không biết đã đi lệch bao xa.

Bảng tóm tắt các khía cạnh chính cần kiểm soát:

• Tiến độ (Schedule): Công việc có đang đi đúng thời gian cam kết hay không.
• Chi phí (Cost): Tiền chi ra có bám sát ngân sách hay đang bị đội vốn.
• Chất lượng (Quality): Thi công có đạt chuẩn hay phải sửa đi sửa lại.
• Rủi ro (Risk): Sự cố có được nhận diện và xử lý kịp thời.
• Thay đổi (Change): Phần việc có bị phát sinh ngoài tầm kiểm soát hay không.

2. Đo lường tiến độ, sản lượng, chất lượng so với baseline

Baseline là “mốc chuẩn” ban đầu về phạm vi – tiến độ – chi phí. Giám sát nghĩa là luôn trả lời câu hỏi: “Hiện tại, chúng ta đang ở đâu so với kế hoạch?”

Ví dụ đời thường: Xây một cái cổng nhà

Giả sử bạn thống nhất với thợ:

• Thời gian làm cổng: 7 ngày.
• Chi phí dự kiến: 15 triệu đồng.
• Chất liệu: khung thép hộp, sơn tĩnh điện, hoa văn đơn giản.

Sau 4 ngày, bạn kiểm tra và thấy:

• Mới hàn xong phần khung, chưa lắp lá thép, chưa mài, chưa sơn.
• Ước chừng mới hoàn thành khoảng 20–30% khối lượng.

Như vậy là đang chậm tiến độ. Nếu không kịp thời nhắc nhở, bổ sung nhân công hoặc điều chỉnh kế hoạch, rất dễ trễ hẹn lắp cổng đúng ngày gia chủ mong muốn.

3. Kiểm soát chi phí bằng Earned Value Management (EVM)

Earned Value Management (EVM) là phương pháp giúp đánh giá xem chi phí chi ra có tương xứng với giá trị công việc đã hoàn thành hay không.

EVM giúp trả lời 3 câu hỏi chính:

• Đã làm được bao nhiêu phần công việc?
• Đã tiêu hết bao nhiêu tiền?
• Tiền đã tiêu có “xứng đáng” với khối lượng công việc đã làm hay không?

Ví dụ: Lát nền khu ki-ốt

Bạn thỏa thuận với đội thợ lát nền ki-ốt:

• Giá trọn gói: 10 triệu đồng.
• Thời gian thi công: 2 ngày.

Sau 1 ngày, bạn kiểm tra:

• Sàn mới lát được khoảng 50% diện tích.
• Nhưng bạn đã thanh toán cho thợ 8 triệu đồng.

Nghĩa là giá trị công việc hoàn thành (50%) chưa tương xứng với tiền đã trả (80%). Đây chính là dấu hiệu cho thấy bạn đang “chi trước, làm sau”, tiềm ẩn rủi ro nếu thợ bỏ dở hoặc chậm tiến độ.

4. Theo dõi rủi ro & kích hoạt biện pháp ứng phó

Trong thực tế, rủi ro xuất hiện liên tục: thời tiết, giá vật tư, nhân công, pháp lý… Giám sát rủi ro nghĩa là luôn đặt câu hỏi: “Nếu chuyện xấu xảy ra thì mình sẽ làm gì?”

Ví dụ: Làm nhà, làm ki-ốt gặp mưa kéo dài

Rủi ro có thể là:

• Mưa dài ngày, bê tông không đổ được.
• Vật tư giao trễ, thép hoặc gạch không kịp đưa đến công trình.
• Thợ chính xin nghỉ đột xuất.

Biện pháp ứng phó có thể gồm:

• Chủ động che chắn, sắp xếp lại thứ tự công việc (làm trong nhà trước, ngoài trời sau).
• Chuẩn bị nguồn cung vật tư dự phòng, không phụ thuộc một nhà cung cấp duy nhất.
• Có danh sách thợ thay thế hoặc đội hỗ trợ khi cần tăng cường nhân lực.

5. Thực thi quy trình kiểm soát thay đổi (Change Control)

Thay đổi là điều gần như chắc chắn xảy ra trong mọi dự án. Vấn đề không phải là có thay đổi hay không, mà là thay đổi có được kiểm soát hay không.

Ví dụ: Làm cổng nhưng phát sinh thêm hạng mục

Ban đầu, gia chủ chỉ đặt:

• Một bộ cổng sắt, hoa văn đơn giản.

Sau đó phát sinh thêm:

• Gắn thêm đèn trang trí.
• Sơn giả gỗ.
• Làm mái che kính cường lực phía trên cổng.

Nếu không lập rõ yêu cầu thay đổi, không tính thêm chi phí và thời gian, thợ thì làm thêm, chủ nhà thì nghĩ “trong gói”, đến cuối rất dễ tranh chấp: “Sao tính thêm tiền?”, “Sao làm lâu thế?”

Quy trình kiểm soát thay đổi (Change Control) giúp mọi thay đổi đều được:

• Ghi nhận lại một cách rõ ràng.
• Tính toán thêm chi phí, thời gian, nhân lực.
• Được chủ đầu tư/chủ nhà đồng ý trước khi thực hiện.

6. Báo cáo định kỳ cho chủ đầu tư & các bên liên quan

Báo cáo không phải để “cho có”, mà là để minh bạch thông tin giữa tất cả các bên: chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn, giám sát…

Một báo cáo giám sát & kiểm soát tốt thường trả lời được:

• Tiến độ: Hôm nay đang ở giai đoạn nào? So với kế hoạch nhanh hay chậm?
• Chi phí: Đã chi bao nhiêu? So với ngân sách ra sao?
• Chất lượng: Có hạng mục nào cần sửa chữa, làm lại?
• Rủi ro: Đã có sự cố nào? Hướng xử lý? Còn rủi ro tiềm ẩn gì?
• Thay đổi: Có phát sinh gì ngoài hợp đồng? Đã thống nhất với chủ đầu tư chưa?

7. Mục tiêu cuối cùng của Giám sát & Kiểm soát

Mục tiêu của giai đoạn Monitoring & Controlling có thể tóm lại như sau:

• Giữ dự án đi đúng hướng so với mục tiêu ban đầu.
• Không trượt tiến độ – hạn chế tối đa việc trễ hẹn bàn giao.
• Không đội vốn – chi phí phát sinh đều được kiểm soát và giải thích được.
• Không sai chất lượng – giảm thiểu làm lại, sửa chữa.
• Không “loạn” phạm vi – mọi thay đổi đều có kiểm soát, có thỏa thuận.